以下是对学校档案管理制度的分点总结和优化建议：
学校档案管理制度 总则
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档案是学校工作的重要组成部分
确保所有工作部门严格按照上级教育部门和学校的规定进行档案收集、整理和归档。 -
档案管理统一遵循
阶段性调整，统一执行学校档案管理制度。
按年级管理档案
初一年级
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档案管理范围
由行政、德育、教学等部门分块建档，每学期末统一汇总交至学校档案室归档管理。 -
档案材料分类
根据学生的学习内容和活动开展，定期整理，并按 grade level 分别存档。 -
档案管理规定
部分年级需明确具体操作流程和技术要求。
初中一年级至高中三年级
初中一年级至初中三年级
- 部门分工
- 行政办公室：统一印制和发放学生证、校园卡等印章。
- 德育处：完成学籍管理及档案填写工作。
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教学处：完成教学档案的整理归档。
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档案材料范围
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教育部门、初中部、高中部分块建档，每学期末统一汇总交至学校档案室归档管理。
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档案管理规定
- 部分年级明确具体操作流程和技术要求。
- 可选附录：家长会、安全教育等重要材料的管理规定。
高中一年级至高中三年级
高中一年级至高中三年级
- 部门分工
- 行政办公室：统一印制和发放学生证、校园卡等印章。
- 教务处：完成教学、活动材料及档案填写工作。
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总务处：完成物资采购及安全检查记录。
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档案材料范围
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等级分明，按学校部门归档，每学期末统一汇总交至学校档案室归档管理。
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档案管理规定
- 部分年级明确具体操作流程和技术要求。
- 可附录：重要活动、社会工程等材料的管理规定。
学校印章管理办法
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印章管理原则
确保学校印章合法有效，遵循“无证不行”的原则，建立完善的存档制度。 -
印章登记要求
- 可印的物品（如教师证、教具）需经审批。
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外出借材料需与负责人确认后归还。
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存档管理
- 存档应在正式场合使用，如重要考试或活动时。
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严禁外借物品和材料，如有特殊情况请提前告知相关部门。
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存档记录
- 存档材料需保存至少两年，存档照片需清晰可辨。
- 寻找未归档的物品需及时与相关部门联系。
档案管理执行规范
- 档案纳入管理
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一年级至三年级由年级段负责，高一年级至高三年级统一汇总。
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档案整理与分类
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根据学科或内容进行分类存放，便于快速查找和归档。
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存档登记
- 审核通过后，并请相关人员签名确认。
其他操作说明
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详细实施措施
每个部门的具体操作需根据实际情况调整。 -
政策执行
根据学校规定，档案材料的使用和管理严格遵守国家相关法律法规。 -
监督与检查
部分年级可安排专人负责档案管理工作，确保合规执行。
以上总结了学校档案管理制度的核心内容，并按照统一的格式和流程进行整理和优化。
校内各部门在使用印章时必须严格遵守权限范围。不得越权使用印章。以下是具体的规定：
一、学校各部门的印章使用需经部门领导审批同意方可使用。
二、经研究决定撤销的部门，应将原有印章交给学校办公室统一归档存档。
三、“深圳市龙岗区xxxx初级中学”部门和校领导签名章统一由学校办公室负责管理。学校各部门的印章分别由本部门负责管理。
四、各部门的部门领导对使用印章有责任，并指定政治上可靠且具备高度组织性和纪律性的人员作为监印人，负责日常管理工作。
五、监印人必须亲自用印，用印前需按各级用印负责人审批意见审查用印文件内容和格式，确保无误后再可用印。盖章时要求图章清晰、正对，并在落款与日期之间、跨年压月处进行盖章保存好用印依据并做好详细登记待查备用。
六、监印人需妥善保管印章，不得随便放置于桌子边缘，监印人不在时应将印章锁好以防丢失。若有发现使用印无据，应当立即报告失火，按严重失职和重大责任事故处理，并追究相关人员行政和经济责任。
七、“深圳市龙岗区xxxx初级中学”部门的印章和校领导签名章统一由学校办公室负责管理。各部门的印章分别由本部门负责管理。
八、学校及相关部门对使用印章有责任，需遵循国家相关法规和政策规定。
对于未经章或者其他有关文件未盖章的单位和个人，学校将追究其行政责任，同时对造成损失的单位个人追责并追究经济责任或法律责任。
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